Effiziente Meldeprozesse und hohe Anwenderakzeptanz in einem internationalen Konzern

cundus-Lösung

• Dezentrale Datenerfassung und Qualitätssicherung mit Microsoft Excel
• Extraktion und Transformation relevanter Daten aus dem SAP R/3
• Monitoring und Steuerung des Meldeprozesses
• Realisierung unter ausschließlicher Verwendung des SQL Server 2008 R2

Nutzen für den Heraeus-Konzern

• Integrierte, qualitätsgesicherte Plattform für das Berichtswesen der Geschäftsbereiche und des Gesamtkonzerns
• Standardisierung der Meldeprozesse, der Werkzeuge und des Reportings
• Massive Akzeptanzsteigerung des Gesamtsystems durch benutzer-freundliche Frontends und schnelle Informationsverfügbarkeit

Die Ausgangssituation

Die Erfassung der notwendigen Daten des Controllings für die Managementberichterstattung (monatliche Ist-, Budget- und Forecast-Daten) erfolgte dezentral, durch manuelle Eingabe in ein Excel-Sheet. Ursächlich hierfür ist die teilweise heterogene und nicht vollständig angebundene ERP Landschaft des Konzerns. Ausgefüllte Excel-Sheets wurden zentral durch die Geschäftsbereiche in das Data Warehouse eingelesen. Die Sicherstellung der Datenqualität (syntaktische Richtigkeit, Plausibilitätsprüfung) erfolgt ebenfalls zentral während des Einlesevorgangs. Dies führte regelmäßig zu langwierigen Validierungsschleifen mit den Tochtergesellschaften auf anderen Kontinenten und Überlastungen der Controlling-Abteilungen der Geschäftsbereiche, mit massiven Auswirkungen auf den Zeitpunkt der Datenverfügbarkeit und Datenqualität.

Die bestehende BI Lösung wies ein relativ komplexes Frontend auf, und vor allem die Performance der Informationsverarbeitung und -bereitstellung entsprach nicht den Anforderungen der Nutzer. Die Folge hieraus war eine sinkende Akzeptanz des Gesamtprozesses sowie eine stagnierende Nutzung der konzernweiten BI Plattform.

Die Herausforderung

Ausgehend von der mangelnden Akzeptanz der BI Plattform im Unternehmen wurde ein komplettes
„Re-Platforming“ der Contolling Anwendungen auf Basis des Microsoft SQL Servers 2008 R2 beschlossen. Die zentrale Herausforderung an eine neue Controlling-Anwendung bestand einerseits in der Anpassung der dezentralen Erfassungsplattform an die Anforderungen der Nutzer der Gesellschaften sowie den Controlling-Abteilungen der Geschäftsbereiche. Hierbei stand die Beschleunigung der Datenerfassung, die dezentrale Sicherung der Datenqualität sowie die zentrale Koordination des Meldeprozesses im Mittelpunkt.

Andererseits sollte der gesamte Meldeprozess in Bezug auf Informationsverarbeitung und Informationsbereitstellung für den Endnutzer beschleunigt werden, sodass Informationen zur Steuerung des Geschäfts frühzeitiger zur Verfügung stehen als bislang. Die Nutzung des Gesamtsystems sollte zudem durch attrak¬tive, performante Frontends mit Response-Zeiten unter 3 Sekunden gesteigert werden.

Die Lösung

Es wurde eine dezentrale Erfassungslösung auf Grundlage von Microsoft Excel 2007 und SQL Server 2008 R2 realisiert. Diese erlaubte einerseits die vollständige Nutzung des gesamten Funktionsumfangs von Excel, um ein Arbeiten in gewohnter Umgebung zu ermöglichen. Andererseits wurde die Erfassungslösung um Funktionen zur dezentralen Sicherstellung der Datenqualität erweitert. Hierbei handelt es sich um Validierungsmechanismen zur Prüfung der syntaktischen Korrektheit der eingegebenen Daten (bspw. Vorzeichen- und Nullwertprüfung) und um Checkreports zur semantischen Plausibilisierung der gemeldeten Daten (bspw. Vorperiodenvergleich mit farbcodierten Abweichungen). Die genannten Qualitätssicherungsmaßnahmen umfassen sowohl manuell eingegebene Daten als auch automatisch extrahierte und bereitgestellte Daten aus den ERP-Systemen, welche in der Erfassungslösung eine Sichtprüfung durchlaufen.

Der Erfassungsprozess wird über ein Dashboard durch die Controlling-Abteilungen der Ge-schäftsbereiche oder des Gesamtkonzerns überwacht und gesteuert. Zentralen Einheiten wird dabei jederzeit ein detaillierter Überblick über den Meldestatus dezentraler Einheiten sowie des gesamtem Meldeprozesses gegeben. Ergänzt wird dies durch die Möglichkeit zentrale Plausibilisierungen der Daten durchzuführen.

Die gemeldeten Daten werden automatisiert aufbereitet, wobei die notwendigen betriebswirtschaftlichen Transformationen wie Währungsumrechnung, Periodenwertbildung, einseitige und zweiseitige Manage-mentkonsolidierung, Summen- und Durchschnittsbildung sowie Berechnung komplexerer Kennzahlen (bspw. Cash-Flow-Berechnung) durchgeführt werden. Die aufbereiteten Informationen werden dem Nutzer in Vorschau-Hypercubes ohne Verzögerung, direkt zur Verfügung gestellt.

Das Ergebnis

Das Ergebnis der vorgestellten Lösung ist eine konzernweit einheitliche, integrierte Plattform für das de-zentrale Meldewesen sowie das Standardberichtswesen u.a. des Controllings. Hierbei wird für die Erfas-sung der Ist-, Budget- und Forecast-Daten ein standardisierter Erfassungsprozess mit einem standardisierten Frontend verwendet. Der durch die Datenerfassung befüllte integrierte Datenpool wurde als die zentrale Quelle für das Standardberichtswesen für Geschäftsbereiche und den Gesamtkonzern etabliert (mehr als 200 Berichte, Tendenz steigend). Die Ergebnisse der Meldeprozesse werden in einem benutzerfreundlichen, Excel-Spitzenbericht bereitgestellt, der auf allen organisatorischen Ebenen breite Verwendung findet.

Darüber hinaus werden durch die Reorganisation der dezentralen Erfassung sowie deren Anreicherung mit den vorgestellten Qualitätssicherungsmaßnahmen, die zentralen Organe der Geschäftsbereiche entlastet. Infolge dieser Entlastung sowie der Dezentralisierung der Qualitätssicherung konnte eine Verbesserung der Datenqualität festgestellt werden. Gleichzeitig konnte durch die zentrale Monitoringlösung umfassende Transparenz über den Status dezentraler Einheiten sowie des Gesamtmeldeprozesses hergestellt werden. Gemeinsam mit einer ausgabeseitigen Beschleunigung der Datenverfügbarkeit (Zeitfaktor 10) stehen steuerungsrelevante Informationen nun deutlich früher bereit als in der bisherigen Lösung.

Insgesamt lässt sich eine massive Steigerung der Akzeptanz des Gesamtsystems sowie damit verbundener Meldeprozesse feststellen. Zentraler Erfolgsfaktor hierfür ist einerseits die Ausweitung der Eigenverantwortung über die Qualität der gelieferten Daten sowie die Automatisierung der Erfassung durch Anbindung der ERP-Systeme. Dabei wird durch die Verwendung von Microsoft Excel die Integration zu vorgelagerten lokalen Prozessabschnitten etwa zur Forecasterstellung ermöglicht, sodass die gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen werden muss. Andererseits führt die schnelle Bereitstellung eines qualitätsgesicherten Informationspools zu einer stetigen Ausweitung der Nutzung des Gesamtsystems für das Management-Berichtswesen auf allen Organisationsebenen.