Business Reporting integriert internationalen Vertrieb
Die Klöckner Pentaplast Gruppe zählt zu den weltweit größten Herstellern von Folien für Pharma-, Medizinische Geräte-, Food-, Elektronik- und allgemeine Tiefziehverpackungen sowie für Druck und Sonderanwendungen. Ausgehend von dem zunächst in 1965 gegründeten Werk in Montabaur, Deutschland, ist Klöckner Pentaplast mittlerweile auf 24 weitere Produktionsstandorte in 13 Ländern gewachsen.
„Die Berater von cundus haben unsere fachlichen Anforderungen verstanden und uns sicher durch die Konzeptphase geführt. Aus Workshops und Interviews ist ein belastbares Business Concept entstanden, das wir dann nahezu 1:1 gemeinsam mit cundus umsetzen konnten.“
Matthias Haux, Leiter Controlling, SBU Food, Klöckner Pentaplast Gruppe
Die Situation
Der Bereich Lebensmittelfolien von Klöckner Pentaplast wurde in den letzten Jahren durch internationale Akquisitionen stark vergrößert, so dass die Standorte historisch unterschiedlich ausgeprägt sind. Daher wurde eine Reihe von Integrationsprojekten durchgeführt, wie z.B. im Rahmen der Vertriebsprozesse. Die „Strategic Business Unit“ (SBU) Food bündelt heute alle Aktivitäten in diesem Bereich unter einer gemeinsamen Führung. Das mit der Unterstützung von cundus durchgeführte Projekt „Business Reporting SBU Food“ zielte vor allem auf die Integration der zur einheitlichen Steuerung relevanten Informationen. Das Vorgehen hatte daher eine stark fachliche und organisatorische Ausrichtung.
Die Aufgabe
Alle bisherigen Kennzahlen und Dimensionen wurden hinsichtlich Relevanz und Konsistenz auf den Prüfstand gestellt. Einen besonderen Stellenwert hatte die Vereinheitlichung des Reportingschemas sowie der Produkt- und Kundendimension. Hierzu wurden an allen Standorten mehrtägige Workshops mit den Verantwortlichen durchgeführt. Die Agenda der Workshops folgte dabei dem cundus Vorgehensmodell cuBISt© das zuvor gemeinsam mit dem Projektteam auf die besonderen Erfordernisse des Projekts angepasst worden war. Im Rahmen der Workshops wurden die Definitionen gemeinsam erarbeitet und abgestimmt. Insbesondere wurden die lokalen Besonderheiten der Geschäftsmodelle, wie z.B. der Verrechnung interner Leistungsbeziehungen herausgearbeitet. Als Ergebnis dieser Workshops wurde ein Konzept für ein einheitliches Reporting- und Analysesystem bereitgestellt.
Die Besonderheiten
Das Projekt hatte einen stark integrativen Charakter und sollte allen Beteiligten das Gefühl vermitteln, dauerhaft im Projekt integriert zu sein. Der Projektkommunikation kam daher eine besondere Rolle zu. Als zentraler Dreh- und Angelpunkt wurde ein auf Microsoft Sharepoint basierendes Projektportal im Web aufgebaut, das vor allem vom Projektteam gepflegt wurde. Im Portal wurden Projektstände dokumentiert, Termine bekannt gegeben, die Liste der offenen Punkte gepflegt und alle Dokumente abgelegt. In einem Projekt-Newsletter wurde immer wieder auf die Informationen im Portal hingewiesen. Für die Realisierung wurde von Klöckner Pentaplast ein Coaching-Ansatz gewählt. Die cundus-Berater waren während dieser Phase nur ca. 2-3 Tage pro Woche im Haus. Während dieser Tage wurden die wichtigen Richtungs-Entscheidungen getroffen und die Mitarbeiter von Klöckner Pentaplast in die Vorgehensweise zur Entwicklung und in die Funktionsweise des neuen Systems eingearbeitet. Während der restlichen Tage wurde ohne Beraterunterstützung am Projekt weitergearbeitet.
Der Erfolg
Das Projektziel war ehrgeizig, doch es wurde erreicht: Innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten wurde ein einheitliches Reporting- und Analysesystem für die SBU Food aufgebaut. Jeder Benutzer kann sich jetzt tagesaktuell und standortübergreifend über die geschäftliche Situation informieren. Vorher war dies nur monatlich möglich. Der Aufbau des Reporting Schemas und die enthaltenen Kennzahlen sind vereinheitlicht, so dass nun alle „eine Sprache“ sprechen. Durch die konsequente Standardisierung konnten tausende von Produktvarianten in einen Standard von ca. einhundert unternehmensweit gültigen Produktdefinitionen überführt werden. Die Standardisierung erfolgt dabei regelbasiert anhand der Produkteigenschaften beim Import in das Data Warehouse. Der Prozess zur Pflege des Kundenstamms wurde so verändert, dass heute eine Analyse über eine einheitliche Kundennummer möglich ist und damit das Ziel „one face to the customer“ gelebt werden kann.
Die Technologie
Bedingt durch die dynamische Entstehung der SBU Food wurden Berichtswesen und Analysen vor allem auf Basis von Excel durchgeführt. Die monatliche Zusammenstellung der Zahlen wurde vom Controlling vorgenommen und war sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Für Abhilfe sollte eine moderne Data-Warehouse-Lösung sorgen, mit deren Hilfe sich ein Großteil der wiederkehrenden Aufgaben automatisieren lässt. Klöckner Pentaplast hatte sich frühzeitig für das Business Warehouse (BW) der SAP AG als Bestandteil ihrer IT-Strategie entschieden. Einerseits war das BW bereits im Zusammenhang mit dem Konsolidierungsmodul BCS im Einsatz, andererseits wird das R/3-Modul zur Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) in zwei Ländern verwendet. Durch die Nutzung des vordefinierten Business Content für CO-PA konnte eine Stärke von BW voll ausgespielt werden, da Anbindung und Verarbeitung dieser zwei Quellsysteme dadurch stark vereinfacht werden konnte. Die restlichen Quellsysteme waren von unterschiedlichen Anbietern oder selbst entwickelt, so dass diese über einen klassischen Flat-File-Import angeschlossen wurden.
Der Zugriff auf das Business Warehouse sollte für die internationalen Standorte vor allem über das Web erfolgen, um einen Software-Rollout zu vermeiden, was ein Vorteil für kleinere Standorte mit wenig IT-Personal ist. Gerade die Benutzerfreundlichkeit wird durch das Webreporting sichergestellt. Zusätzlich zum SAP-Standard hat sich Klöckner Pentaplast für das cundus Reporting FrameWork und den cundus PrintManager entschieden, die die Benutzeroberfläche im Web noch einmal deutlich verbessern und den formatierten Ausdruck aus dem Web Browser ermöglichen.